Aufzeichnung & Archivierung

Um die MiFID-II Regulatorik gesetzeskonform abbilden zu können, müssen Unternehmen in der Finanzbranche jegliche Kommunikation, die potenziell zu einer Transaktion führen kann, aufzeichnen. Diese Aufzeichnung muss sämtliche Daten aller Kommunikationskanäle enthalten und anschließend revisionssicher archiviert werden können. Dieses Dokument beschreibt die Aufzeichnungs- und Archivierungslösung von Flexperto.

Recording

Aufzeichnungsmethoden

Flexperto bietet 2 verschiedenen Methoden der Aufzeichnung an:

  1. Automatisch: Sitzungen werden automatisch aufgezeichnet. Beratern ist es dabei nicht möglich, die Aufzeichnung zu starten, zu unterbrechen oder zu beenden
  2. Manuell: Sitzungen werden nicht standardmäßig aufgezeichnet. Berater müssen die Aufzeichnung mit Klick auf einen Button initiieren und in gleicher Weise stoppen.

 

Wir bitten zu beachten, dass für ein Unternehmen nur eine der beiden Methoden gewählt werden kann.

 

Welche Inhalte können aufgezeichnet werden

Folgende Elemente einer Sitzung können im Anschluss einer Aufnahme geliefert werden:

  • Video
  • Audio
  • Geteilter Bildschirm
  • Textchat
  • Im Textchat ausgetauschte Dateien
  • Verträge der elektronischen Signatur
  • Audit-Logs des Whiteboards
  • Audit-Logs der E-Signatur Sitzungen

 

Bestätigung des Einverständnisses zur Aufzeichnung

Ist ein Mandant für die manuelle Aufzeichnung konfiguriert, so besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Einwilligung zur Aufzeichnung von Besprechungsteilnehmern einzuholen. Ist diese Einstellung aktiviert und ein Berater klickt auf die Schaltfläche „Aufzeichnung“ beginnt zunächst die Aufzeichnung. Im selben Moment erscheint ein Pop-Up Fenster, welches Berater dazu auffordert, die Teilnehmer zu fragen, ob sie der Aufzeichnung der Sitzung zustimmen. An dieser Stelle müssen die Teilnehmer mündlich zustimmen, sodass das Einverständnis in der Aufzeichnung dokumentiert ist. Der Berater bestätigt im Anschluss das Pop-Up und die Sitzung kann fortgesetzt werden. Sollte ein Teilnehmer dem widersprechen, bricht der Berater die Aufzeichnung ab und die aufgezeichneten Dateien werden gelöscht.

 

Restriktionen
  1. Es können nur bis zu 9 Streams gleichzeitig aufgezeichnet werden
    1. Beispiel: Ein Berater überträgt Audio und Videospur und teilt zudem dessen Bild (2 Streams), 7 weitere Teilnehmer übertragen Audio/Video (7 Streams). Ein neunter Teilnehmer könne dann nicht mehr mit aufgezeichnet werden
  2. Eine Aufnahme kann nicht länger als 120 Minuten dauern. Nach diesen 120 Minuten, startet automatisch eine neue. Das Resultat bei solch langen Sitzungen wären mehrere Dateien und Aufnahmen pro Sitzung.

Archivierung

Zwar ist es nicht die Aufgabe Flexpertos‘, Archive langfristig zu speichern – Das Erstellen von Archiven, sowie deren Bereitstellung für den jeweiligen Mandanten jedoch schon.

Erstellen von Archiven

Nachdem eine aufgezeichnete Sitzung beendet wurde, erstellt Flexperto daraus ein Archiv in Form einer Zip-Datei. Dieses enthält sämtliche Daten, die eine Einhaltung der MiFIDII Regulatoriken auf Kundenseite ermöglichen:

  • Ereignishistorie des Whiteboards, sowie hochgeladene und gelöschte Dokumente
  • Text-Chat Historie sowie die daran ausgetauschten Dateien
  • Multimediaaufnahmen aller Streams (Kamera, Bildschirm, Audio-& Videospuren)
  • Metadaten (Start/Ende/Teilnehmer)
  • Unterschriebene Verträge
  • Audit Logs der E-Signature

 

Abruf von Archiven

Archive werden von Flexperto vorrübergehend gespeichert, bis sie vom Mandanten abgeholt wurden – danach warden diese gelöscht.

Mandanten werden über Webhooks über die Fertigstellung eines Archives benachrichtigt und können dies über unsere API abholen.

Mandanten sind in diesem Prozess selbst dafür verantwortlich, die Archive zu speichern und sicherzustellen, dass die gewählte Infrastruktur den MiFIDII – Konformitätsbestimmungen entspricht.