Enregistrement
Modes d’enregistrement
Flexperto vous offre la possibilité de choisir entre deux modes d’enregistrement de visioconférences :
- Automatique – Par défaut, les visioconférences sont enregistrées automatiquement. Les consultants ne peuvent ni démarrer ni arrêter l’enregistrement.
- Manuel – Les visioconférences ne sont pas enregistrées par défaut. Les consultants doivent cliquer sur un bouton pour démarrer et arrêter l’enregistrement.
Chaque entreprise devra sélectionner un mode récurrent, qui s’appliquera par défaut.
Consentement des participants aux enregistrements
Si une entreprise a choisi le mode d’enregistrement manuel, une fonctionnalité supplémentaire pourra être déployée afin de recueillir le consentement des participants à l’enregistrement. Si ce paramètre est activé, lorsqu’un consultant clique sur le bouton « Enregistrement » durant une visioconférence et lance l’enregistrement, un message pop-up s’affiche, lui indiquant de demander aux participants s’ils consentent à ce que la session soit enregistrée. Les participants devront ensuite donner leur consentement verbal pour que l’enregistrement démarre. Si un participant refuse, le consultant annulera l’enregistrement et les fichiers enregistrés seront supprimés.
Accès et téléchargement des enregistrements
La page « Enregistrements de réunions » répertorie tous les enregistrements de visioconférences passées. En y accédant, les consultants peuvent :
- Filtrer les enregistrements par dates
- Rechercher des enregistrements par métadonnées, telles que l’ID de la réunion ou l’adresse e-mail d’un participant (si disponible)
- Télécharger un enregistrement (sous forme de fichier MP4)
Solution d’archivage conforme à la directive MiFID II
En plus de l’enregistrement des visioconférences, Flexperto offre aux entreprises la possibilité d’archiver les sauvegarder à long terme et dans le respect de la réglementation de la directive MiFID II.
Directive MiFID II et exigences légales
Une solution d’enregistrement et d’archivage conforme à la directive MiFID II doit répondre aux exigences suivantes :
- Enregistrement conforme des visioconférences, en mode automatique ou manuel
- L’ensemble des canaux électroniques de communication sont enregistrés (voix, écran, vidéo, chat)
- Le stockage des données doit être conforme aux critères et normes d’audit
- Les archives d’enregistrements doivent être immuables et ne peuvent être manipulés après création
- Le stockage des enregistrements est inviolable pendant 5 ans (jusqu’à 7 ans) selon la directive MiFID II
- Mise à disposition des enregistrements à court terme pour les clients et sur demande pour les autorités
- Recherche, mise à disposition, et modélisation simplifiée des enregistrements depuis les locaux des agents
- Conformité au RGPD : architecture multi-entité, droit des utilisateurs, séparation logique de la base de données pour les solutions cloud, cryptage, etc.
La solution d’archivage de Flexperto avec Unimatica
En partenariat avec Unimatica (société sœur de Flexperto, membre du groupe RGI), les clients de Flexperto peuvent souscrire à notre module d’archivage qui fournit les données nécessaires à la conformité, ainsi qu’un stockage à long terme dans l’UniStorage d’Unimatica.
Lorsqu’un consultant termine une visioconférence, en plus de l’enregistrement, une archive sera automatiquement créée, contenant :
- Historique des discussions instantanées
- Fichiers échangés via la messagerie instantanée
- Enregistrement multimédia de l’ensemble des flux (caméra, écran, pistes audio & vidéo)
- Métadonnées (début, fin, participants)
- Contrats signés en signature électronique
- Journal d’audit des sessions de signature électronique
- Journal d’audit des sessions de co-navigation
Après leur création, les archives sont automatiquement transmises et stockées dans l’UniStorage d’Unimatica. Les archives seront stockées dans Unistorage pour un délai défini par l’entreprise (la directive MiFID II requiert un minimum de 5 ans et un maximum de 7 ans).
Unimatica est certifié ISO 27001, ISO 27017 et ISO 27018 et répond ainsi aux exigences de sécurité les plus élevées. Pour son usage en tant que solution d’archivage en Allemagne, Unimatica a passé avec succès un test de conformité IDW PS 880, conformément à la directive MiFID II, par un auditeur allemand fin 2021.
Une fois stockées dans UniStorage, les archives peuvent être consultées par les administrateurs de la même manière que les enregistrements à partir de la page « Enregistrements de visioconférences ». Les administrateurs peuvent filtrer ces fichiers par date, faire des recherches, et voir quels enregistrements sont associés à des archives. Ces dernières peuvent également être téléchargées depuis la page (sous forme de fichier zip).
