La plateforme vous offre une flexibilité totale : contrôlez l’accès des utilisateurs, choisissez l’automatisation de l’enregistrement, et définissez les éléments de l’appel à enregistrer (audio/vidéo).
Trouvez et téléchargez vos enregistrements en quelques clics ! L’interface est simple d’utilisation : recherche par ID de réunion ou par adresse e-mail de participant, filtre de plage de dates, téléchargement des enregistrements à la lecture ou la sauvegarde.
Archivez vos enregistrements via notre API ou stockez-les dans notre solution conforme aux obligations MiFID II, jusqu’à 10 ans.
Flexperto vous offre la possibilité de choisir entre deux modes d’enregistrement de visioconférences :
Chaque entreprise devra sélectionner un mode récurrent, qui s’appliquera par défaut.
Si une entreprise a choisi le mode d’enregistrement manuel, une fonctionnalité supplémentaire pourra être déployée afin de recueillir le consentement des participants à l’enregistrement. Si ce paramètre est activé, lorsqu’un consultant clique sur le bouton « Enregistrement » durant une visioconférence et lance l’enregistrement, un message pop-up s’affiche, lui indiquant de demander aux participants s’ils consentent à ce que la session soit enregistrée. Les participants devront ensuite donner leur consentement verbal pour que l’enregistrement démarre. Si un participant refuse, le consultant annulera l’enregistrement et les fichiers enregistrés seront supprimés.
La page « Enregistrements de réunions » répertorie tous les enregistrements de visioconférences passées. En y accédant, les consultants peuvent :
En plus de l’enregistrement des visioconférences, Flexperto offre aux entreprises la possibilité d’archiver les sauvegarder à long terme et dans le respect de la réglementation de la directive MiFID II.
Une solution d’enregistrement et d’archivage conforme à la directive MiFID II doit répondre aux exigences suivantes :
En partenariat avec Unimatica (société sœur de Flexperto, membre du groupe RGI), les clients de Flexperto peuvent souscrire à notre module d’archivage qui fournit les données nécessaires à la conformité, ainsi qu’un stockage à long terme dans l’UniStorage d’Unimatica.
Lorsqu’un consultant termine une visioconférence, en plus de l’enregistrement, une archive sera automatiquement créée, contenant :
Après leur création, les archives sont automatiquement transmises et stockées dans l’UniStorage d’Unimatica. Les archives seront stockées dans Unistorage pour un délai défini par l’entreprise (la directive MiFID II requiert un minimum de 5 ans et un maximum de 7 ans).
Unimatica est certifié ISO 27001, ISO 27017 et ISO 27018 et répond ainsi aux exigences de sécurité les plus élevées. Pour son usage en tant que solution d’archivage en Allemagne, Unimatica a passé avec succès un test de conformité IDW PS 880, conformément à la directive MiFID II, par un auditeur allemand fin 2021.
Une fois stockées dans UniStorage, les archives peuvent être consultées par les administrateurs de la même manière que les enregistrements à partir de la page « Enregistrements de visioconférences ». Les administrateurs peuvent filtrer ces fichiers par date, faire des recherches, et voir quels enregistrements sont associés à des archives. Ces dernières peuvent également être téléchargées depuis la page (sous forme de fichier zip).