Registrazione e archiviazione

Flexperto offre una soluzione semplice e conveniente per le aziende per registrare le consulenze dei clienti e archiviarle per soddisfare i requisiti GDPR e MIFID II.

Registrare e archiviare le consulenze video tramite un'unica soluzione conforme alle normative

Scegli come configurare le tue registrazioni

La nostra piattaforma offre piena flessibilità – è possibile controllare gli utenti con accesso ai registri, se la registrazioni debbano essere manuali o iniziare automaticamente, e se le registrazioni debbano includere il video o solo l’audio.

Facile accesso alle registrazioni

Trova e scarica facilmente le registrazioni disponibili tramite una semplice interfaccia. Cerca per ID riunione o indirizzo e-mail dei partecipanti, filtra a seconda della data e scarica le registrazioni per la riproduzione o per scopi di registrazione aggiuntivi.

Archiviare le registrazioni in modo sicuro

Raccoglie gli archivi di registrazione tramite la nostra API o conservali fino a dieci anni nella nostra soluzione conforme alle normative GDPR e MIFID II.

Registrazione

Opzioni per la registrazione

Flexperto supporta due diversi metodi di registrazione delle consulenze video:

  1. Automatica – Le riunioni vengono registrate automaticamente. I consulenti non possono avviare o interrompere la registrazione.
  2. Manuale – I consulenti devono fare clic su un pulsante per avviare e interrompere la registrazione.

Ogni compagnia può scegliere di abilitare solo uno dei due metodi.

Raccolta del consenso alla registrazione

Se un’azienda è configurata per usare la registrazione manuale, c’è un’ulteriore possibilità di raccogliere il consenso alla registrazione dai partecipanti alla riunione. Se questa impostazione è abilitata, quando un consulente fa clic sul pulsante Registrazione e inizia la registrazione, vedrà un messaggio popup che lo istruisce a chiedere ai partecipanti se acconsentono alla registrazione della sessione. I partecipanti devono dare il consenso verbale affinché la registrazione continui. Se un partecipante rifiuta, il consulente annullerà la registrazione e i file registrati saranno cancellati.

 

Accedere e scaricare le registrazioni

I consulenti possono visualizzare la pagina che elenca tutte le registrazioni passate e permette loro di:

  • Filtrare le registrazioni che sono state create tra un intervallo di date
  • Cercare le registrazioni in base ai metadati, come l’ID della conferenza o l’indirizzo e-mail di un partecipante (se disponibile)
  • Scaricare una registrazione (come file MP4)

 

 

 

 

 

Soluzione di archiviazione nel rispetto delle normative GDPR e MIFID II

Oltre alla registrazione, Flexperto offre una soluzione conforme per le aziende per archiviare le registrazioni a lungo termine, per soddisfare la regolamentazione delle direttive GDPR e MIFID II.

Requisiti GDPR e MIFID II

Banks, liability umbrellas, asset managers with a BaFin license according to Section 32 of the German Banking Act (KWG), and according to the most updated FinVermV, financial investment brokers with a license according to section 34f of German Trade Regulation Act (GewO), so-called 34f agents, are obligated to record consultations conducted via telephone or video, plus related electronic communications, and to store them in a tamper-proof manner.

A compliant recording and archiving solution for MiFID II and FinVermV must meet the following requirements:

  1. Compliant recording of calls, on demand or automatically
  2. All electronic channels are recorded (voice, screen, video, chat)
  3. Data storage must be audit-proof
  4. Recording archives must be immutable and cannot be manipulated after creation
  5. Tamper-proof storage for five years (up to seven years) according to MiFID II and for a minimum of ten years according to FinVermV
  6. Short-term provision of the recordings for customers and authorities upon request
  7. Easy search and availability as well as effortless mapping of recordings from the agents’ premises
  8. Compliance with GDPR: multi-tenant capability, user rights, logical separation of the database for cloud solutions, encryption etc.

 

La soluzione di archiviazione di Flexperto con Unimatica

In collaborazione con Unimatica (la consorella di Flexperto che fa parte del Gruppo RGI), i clienti Flexperto possono acquistare il nostro modulo di archiviazione che fornisce i dati necessari per la conformità, oltre all’archiviazione a lungo termine in UniStorage di Unimatica.

Quando un consulente termina una riunione, oltre alla registrazione, viene creato automaticamente un archivio che contiene:

  • Cronologia degli eventi della lavagna e documenti caricati (e cancellati)
  • Messaggi scambiati tramite la chat di testo.
  • File scambiati tramite la chat di testo.
  • Registrazione multimediale di tutti i flussi (telecamera / schermo / tracce audio e video)
  • MetaDati (inizio / fine / partecipanti)
  • Contratti firmati tramite firma elettronica
  • Registro di controllo delle sessioni di firma elettronica
  • Registro di controllo delle sessioni di CoBrowsing

 

After creation, archives are automatically passed and stored in Unimatica’s UniStorage. Archives will be stored in UniStorage up to the requirements of the firm (MiFID II requires a minimum of five years and a maximum of seven years, FinVermV requires ten years).

Unistorage è certificato ISO-27001 garantendo il rispetto degli standard di gestione della sicurezza delle informazioni ed ha ottenuto la certificazione prevista da AgID in merito alla conformità all’art. 24 del Regolamento eIDAS (UE) 910/2014. I servizi di conservazione di Unimatica-RGI sono i più utilizzati in Italia dalle Pubbliche Amministrazioni, sia per numero clienti che per volume di documenti conservati. Gestisce, ad oggi oltre 1,5 miliardi di documenti conservati ed elaborazioni giornaliere di oltre un milione di documenti.

Once stored in UniStorage, archives can be accessed by Administrators in a similar way as recordings are from the Meeting Recordings page. Administrators can filter by date, search, and see which recordings have associated archives. Archives can also be downloaded from the page (as a zip file).