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Google Kalender Tipps, Tricks und geheime Funktionen (I)

Der Google Kalender ist sehr einfach zu bedienen – vor allem auch als Neueinsteiger. Aber viele nutzen die Funktionen von Google Kalender nicht voll aus. Es gibt sehr viele versteckte Funktionen, die Ihren Alltag erheblich erleichtern können!

In unserer Serie stellen wir einige nützliche Kniffe vor:

„Wie man Geburtstage aus den Google Kontakten im Kalender anzeigen lassen kann„

Nie mehr einen Geburtstag vergessen. Aber bitte auch ohne viel Aufwand. In Google Kalender kann man ganz einfach die gespeicherten Geburtstage aus den Google Kontakten im Google Kalender anzeigen lassen – als spezielle Ganztages-Ereignisse mit Geburtstagskuchen.

So geht’s:

1. Klicken Sie auf das Einstellungen (Zahnrad Icon)

2. Klicken Sie auf den Tab „Kalender“

3. In der Kategorie „Weitere Kalender“ setzen Sie einen Haken bei „Geburts- und Jahrestage meiner Kontakte“

„Wie man die Standardlänge von Terminen verändert„

Genug von 15-Minuten Standardterminen? So ändern Sie die Länge der Standardeingaben:

1. Klicken Sie auf das Einstellungen (Zahnrad Icon)

2. Klicken Sie auf den Tab „Allgemein“

3. Scrollen Sie zur Einstellung „Standardlänge der Besprechung“ und legen Sie Ihre gewünschte Einstellung fest

„Wie man aus einer E-Mail innerhalb Google Mail einen Termin macht„

Um die in einer E-Mail enthaltenen Informationen zu nutzen, um daraus direkt einen Termin in Google Kalender zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die E-Mail die die Termininformationen beinhaltet
  • Schauen Sie nach ob Gmail Datum und Uhrzeiten untestrichen hat
  • Klicken Sie auf die entsprechende Datums- und Zeitangabe (Falls Gmail die entsprechende Datums- und Zeitangabe nicht erkannt hat, können Sie daraus manuell einen Termin erstellen, siehe unten
  • Editieren, falls notwendig, Sie die übernommenen Angaben.
  • Klicken Sie auf speichern

Um einen Termin zu Ihrem Google Kalender direkt aus Gmail hinzuzufügen, ohne dass Datums- oder Zeitangaben erkannt werden, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die E-Mail
  • Klicken Sie auf das Dropdown Menü „Mehr“
    • Sie können auch die . (Punkt) Taste drücken, wenn Sie die Gmail Tastaturkürzel aktiviert haben.
  • Klicken Sie auf „Kalendereintrag erstellen“
  • Editieren Sie manuell die Angaben des Termins
  • Klicken Sie auf speichern

„Wie man einen zusätzlichen Kalender anlegt„

Wollen Sie Arbeit und Berufliches strikt trennen? Im Google Kalender können Sie sehr einfach einen neuen Kalender hinzufügen:

  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter „Meine Kalender“ auf „Neuen Kalender erstellen“
  • Geben Sie dem Kalender einen Namen (Arbeit, Tennis, Ausflüge)
  • Optional: Fügen Sie weitere Informationen wie Beschreibung, Ort und Zeitzohne hinzu
  • Wenn Sie den Kalender für andere freigeben wollen, können Sie die entsprechenden E-Mail Adressen eingeben
  • Klicken Sie auf „Kalender einrichten“ um das Setup-Menü abzuschließen und den Kalender zu erstellen
  • Der neue Kalender wird in der Seitenleiste unter „Meine Kalender“ angezeigt. Wenn Sie den Kalender anwählen, wenn alle Termine aus diesem Kalender in der Übersicht angezeigt

„Wie man in Google Kalender einen Count-Down zum nächsten Termin generieren kann„

Würden Sie gerne wissen wie viele Minuten es exakt bis zu Ihrem nächsten Termin sind? Dann binden Sie einfach einen Count-Down ein.

1. Klicken Sie auf das Einstellungen (Zahnrad Icon)

2. Klicken Sie auf den Tab „Google Labs“

3. Suchen Sie den Punkt „Nächste Besprechung“ und klicken Sie auf „Aktivieren“

4. Klicken Sie am Ende des Einstellungsmenüs auf „Speichern“

5. Kehren Sie zur Terminübersicht zurück und stellen Sie sicher, dass die rechte Navigationsleiste eingeblendet ist.

6. Der Count-Down zum nächsten Termin wird angezeigt

„Wie man Google Drive Dokumente mit Google Kalender Terminen verlinkt“

Anstatt Links zu kopieren und einzufügen, können Sie Google Drive Arbeitsblätter einfach Terminen in Google Kalender anhängen:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Funktion „Terminanhänge“ aktiviert haben (siehe unten)
  • Erstellen Sie einen neuen Termin oder bearbeiten Sie einen bereits existierenden Termin
  • Klicken Sie im Menüpunkt Anhang auf auf „Anhang hinzufügen“
  • Markieren Sie alle Dokumente, die Sie diesem Meeting hinzufügen möchten. Laden Sie ggf. fehlende Dokumente hoch
  • Klicken Sie dann auf „Auswählen“
  • Wenn Sie weitere Teilnehmer zu diesem Termin eingeladen haben und diese befugt sein sollen, diese Dokumente zu sehen, gehen Sie wie foglt vor: If you share the calendar or event with others and want them to be able to view or edit the attached document:
    • Klicken Sie auf das entsprechende Dokument unter „Anhang“.
    • Klicken Sie auf „Freigeben“.
    • Geben Sie die E-Mail Adressen der Personen ein, welche Sie für das Dokument freigeben wollen.
    • Wählen Sie die gewünschten Rechte für jede Person.
    • Klicken Sie auf „Perrsonen per E-Mail benachrichtigen“ und machen Sie somit den Haken weg. Es ist mitunter besser, wenn die Benachrichtung über dieses Dokument zusammen mit der Termineinladung verschickt wird.
    • Klicken Sie auf „Fertig“ um die Einstellungen abzuschließen.

Um einen Terminanhang zu öffnen:

  • Klicken Sie auf den entsprechen Termin in Ihrer Übersicht
  • Klicken Sie auf „Bearbeiten“
  • Klicken Sie auf den gewünschten Anhang um die Google Drive Datei zu öffnen
  • Um den Link zur Google Drive Datei zu entfernen, klicken Sie auf das „X“ neben dem Namen des Anhangs (Die Google Drive Datei wird nicht gelöscht, es wird lediglich der Link in dem entsprechenden Termin entfernt)

 

Ihr Google Kalender kann z.B. für eine Online-Terminbuchung bei Flexperto integriert werden, erfahren Sie hier mehr dazu.