Datenschutzerklärung

Datenschutz als registrierter Nutzer

Wenn Sie die Flexperto Software nutzen, kommt zwischen der Flexperto GmbH und Ihnen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO zustande. Diesen können Sie hier abrufen. Sie schließen diesen Vertrag, wenn Sie sich für die Flexperto Software registrieren.

Datenschutz als Website-Besucher und Nutzer der Flexperto Plattform

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Internetseite „flexperto.com“ (nachfolgend „Flexperto-Internetauftritt“), des Produktes Flexperto in der Basic-Edition, erreichbar unter „app.flexperto.com“ oder „app.maklerportal.flexperto.com“ (nachfolgend „Flexperto–Plattform“) sowie der Website zur Registrierung neuer Nutzer auf der Plattform „app.flexperto.com“ mit der URL „https://app.flexperto.com/expert/new“ oder „https://app.maklerportal.flexperto.com/expert/new“ (nachfolgend „Registrierungsseite“) und dem Support-Portal „flexperto.enchanthq.com“ (nachfolgend „Support-Portal“) (zusammen nachfolgend „Website“), jeweils betrieben von der flexperto GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „unser“). Über unseren Flexperto-Internetauftritt stellen wir insbesondere Produktinformationen zur Verfügung. Die Flexperto-Plattform ermöglicht die digitale Kommunikation zwischen den Nutzern. 

Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Hierzu unternehmen wir große Anstrengungen, um sicherzustellen, dass unsere Sicherheitsmaßnahmen wirksam sind und Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten. Darüber hinaus nehmen wir die Vertraulichkeit der von Ihnen übermittelten Informationen sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts.

1. Verantwortlicher/ Ansprechpartner

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DS-GVO auf der Website ist grundsätzlich die 

flexperto GmbH
Neue Grünstr. 27
10179 Berlin
Deutschland 

datenschutz@flexperto.com 

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit dieser Website können Sie sich jederzeit unter oben genannter E-Mail-Adresse an uns werden.  

Sie können sich auch jederzeit vertrauensvoll, unter der E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter@flexperto.com oder unter der Postanschrift von Flexperto mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“, an unseren Datenschutzbeauftragten wenden 

Verantwortlicher für die Verarbeitung im Rahmen der Nutzung der Flexperto-Plattform ist das jeweilige Unternehmen oder der Berater, mit dem Sie direkt über Flexperto kommunizieren. Die hiervon umfassen Datenverarbeitungen finden Sie unter 2.3. Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich entweder direkt an das Unternehmen oder ggf. an den durch das Unternehmen bestellten Datenschutzbeauftragten wenden, dessen Kontaktdaten Sie bei Ihrem Berater erhalten. 

2. Datenverarbeitung

2.1. Automatisierte Datenerhebung beim Aufrufen der Website

Beim Zugriff auf die Website übermittelt Ihr Internetbrowser Zugriffsdaten, um Ihnen den Besuch der Website zu ermöglichen. Die Zugriffsdaten umfassen insbesondere:  

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts, 
  • Datum, Uhrzeit der Anfrage, 
  • Adresse der aufgerufenen Website und der anfragenden Website, 
  • Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem, 
  • Online-Kennungen (z. B. Gerätekennungen, Session-IDs). 

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung unserer Website und der über diese angebotene Leistung. 

Die Daten werden für 30 Tage in Logfiles, ausschließlich zur Sicherstellung der fortlaufenden Funktionsfähigkeit und Optimierung unserer Website, zum Beispiel durch Erkennung von Störungen, Schutz vor und Strafverfolgung von Cyberattacken, zur Sicherung unserer IT-Systeme sowie zur Fehlererkennung und Fehlervermeidung, gespeichert. Nach Ablauf des genannten Zeitraums werden die Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht. 

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem oben genannten berechtigten und überwiegenden Interesse. 

 

2.2. Datenverarbeitung Flexperto-Internetauftritt  

Bei dem Besuchen des Flexperto-Internetauftritts haben Sie optional die Möglichkeit mit uns Kontakt aufzunehmen, indem Sie uns Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen (https://flexperto.com/kontakt-2/), sich zu einer Demo anzumelden (https://flexperto.com/demo-vereinbaren/) ein Whitepaper herunterladen ( https://flexperto.com/whitepaper-lesen-dienstleistung-beratung-und-die-digitale-transformation) sowie die Aufzeichnung eines Webinars anzuschauen (https://flexperto.com/webinare/). Außerdem haben Sie die Möglichkeit unseren Newsletter zu abonnieren (https://flexperto.com/newsletter/). Hierbei können folgende Daten erfasst werden: 

 

  • Vorname, Nachname,  
  • E-Mail-Adresse 
  • Telefonnummer (optional) 
  • Anzahl der Mitarbeiter 
  • Erklärung, wie Sie auf Flexperto aufmerksam geworden sind 

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt vorrangig nach und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Soweit die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist und die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der Bereitstellung von Informationen über unsere Dienstleistungen. Die Daten werden für 3 Jahre nach der letzten Interaktion in unserem CRM-System gespeichert. Nach Ablauf des genannten Zeitraums werden die Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht. 

 

2.3. Datenverarbeitung Flexperto-Plattform

Um die Flexperto-Plattform nutzen zu können müssen Sie sich nicht registrieren. Informationen zur Registrierung auf der Plattform finden Sie unter 2.4. 

Folgende personenbezogene Daten werden bei der Nutzung der Flexperto-Plattform als Endkunde durch Ihre Eingabe verarbeitet. 

 

2.3.1. Sofort-Gespräche

Für ein Sofort-Gespräch können Sie direkt mit einem Berater eine digitale Kommunikation durchführen, ohne Ihre E-Mail-Adresse anzugeben.  

 

2.3.1.1. Streamingdaten (Video- Audiochat) 

Die Verarbeitung der Streamingdaten (Video- Audiochat) erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Veranstaltung eines Sofort-Gesprächs, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.1.2. Vorname, Nachname und Telefonnummer des Endkunden 

Die Verarbeitung Ihres Vor- und Nachnamens erfolgt ebenso wie die optionale Angabe ihrer Telefonnummer auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf dem berechtigten und überwiegenden Interesse an der Zuordenbarkeit der am Sofort-Gespräch teilnehmenden Personen bzw. die Möglichkeit mit diesem Kontakt aufzunehmen. 

Eine Speicherung der Daten erfolgt im Kundenprofil-Stammdaten. Näheres hierzu finden Sie unter 2.3.6. 

 

2.3.1.3. Weitere Datenverarbeitungen 

2.3.4.2, 2.3.4.3. sowie 2.3.4.4. gilt ebenso für Sofort-Meetings. 

 

2.3.2. Terminvereinbarung

Sie können über die Flexperto-Plattform direkt einen Termin mit Ihrem Berater vereinbaren. Verarbeitet werden dabei von Ihnen folgende personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, (optional) der Inhalt des Textfelds sowie der Kalendereintrag selbst. Für Terminvereinbarungen für einen Telefontermin, bitten wir Sie zusätzlich um die Angabe Ihre Telefonnummer, wenn Sie nicht angeben, dass der Berater Ihre Telefonnummer bereits kennt. Für Terminvereinbarungen für einen Vor-Ort-Termin (bei Ihnen), bitten wir Sie zusätzlich um die Angabe Ihrer Adresse. 

Die E-Mail-Adresse wird verwendet, um Ihnen Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen wie z.B. Terminbestätigungen zu schicken. 

Die Terminvereinbarung kann bis zu 201 Tag im Voraus erfolgen und bis zu 42 Tage nach dem Termin gespeichert bleiben. Anschließend wird er gelöscht. Die Verarbeitung (inkl. der vorhergehenden Speicherung) dieser Daten erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Vereinbarung von Beratungsgesprächen, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Die Speicherung nach der Durchführung des Termins erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Dokumentation kürzlich durchgeführter Beratungsgespräche, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Eine Speicherung des Vornamens, des Nachnamens sowie der E-Mail-Adresse erfolgt im Kundenprofil-Stammdaten. Näheres hierzu finden Sie unter 2.3.5. 

 

2.3.3. Kontaktformular

Sie können über das Kontaktformular Ihrem Berater direkt eine Nachricht zukommen lassen. Hierbei werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet: Vor- Nachname, E-Mail-Adresse, Inhalt des Kontaktformulars. Die E-Mail-Adresse sowie Ihr Vor- und Nachname wird verwendet, um Ihnen auf die durch Sie übersendete Nachricht antworten zu können. 

Die Verarbeitung (inkl. der vorhergehenden Speicherung) dieser Daten erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Möglichkeit von Kunden eine Direktnachricht zur erhalten sowie die Möglichkeit auf diese zu antworten, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

 

2.3.4. Videoberatung

Daten für die Realisierung von Online-Beratungen per Audio- und Videochat (Streamingdaten inkl. Co-Browsing, Screensharing) werden nach dem Stand der Technik stets verschlüsselt übertragen. Ausgetauschte schriftliche Kommunikation, ausgetauschte Dateien sowie sämtliche Inhalte des zentralen Hauptbildschirms (Whiteboard), welcher zur Visualisierung und Beratung eingesetzt wird, werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Bitte beachten Sie, dass hierbei auch personenbezogene Daten wie z.B. Ihr Name, Ihre Adresse oder andere Informationen gespeichert werden können, sofern Sie diese freiwillig über die oben genannten Funktionen austauschen möchten. 

 

2.3.4.1. Streamingdaten (Video- und Audiochat) 

Die Verarbeitung der Streamingdaten (Video- Audiochat) erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Veranstaltung eines Sofort-Gesprächs, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.4.2. Co-Browsing, Screensharing 

Sitzungsinhalte einer Co-Browsing-Sitzung sowie die Inhaltsdaten des Screensharings werden entsprechend der Streamingdaten (2.3.4.1.) verarbeitet. Die Verarbeitung der Co-Browsing sowie der Screenshring Daten erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Nutzung der Co-Browing, sowie der Screensharing Funktion, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.4.3. Whiteboard, Textchat, Dateiupload 

Sämtliche mittels Whiteboard, Textchat oder Dateiupload ausgetauschte, hochgeladene und bearbeitete Dateien werden für 7 Tage gespeichert.  

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mittel Whiteboard, Textchat und Dateiupload erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Nutzung der Funktionen des Whiteboards, Textchats sowie des Dateiuploads, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung sowie die nachträgliche Aufrufbarkeit, welche erforderlich ist für eine technische Fehlerursachenforschung/-behebung. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.4.4. Vor- Nachname des Endkunden 

Die Verarbeitung Ihres Vor- und Nachnamens erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf dem berechtigten und überwiegenden Interesse an der Zuordenbarkeit der am Sofort-Gespräch teilnehmenden Personen. 

Eine Speicherung der Daten erfolgt im Kundenprofil-Stammdaten. Näheres hierzu finden Sie unter 2.3.6. 

2.3.4.5. Metadaten eines Online-Meetings 

Bei der Veranstaltung eines Online-Meetings werden zu jedem Meeting Metadaten aufgezeichnet. Diese umfassen insbesondere: 

 

  • IP-Adresse der Teilnehmer, 
  • Logdaten (Meeting-ID, Beginn des Meetings, Datum des erstmaligen Betritts des Kunden, Ende des Meetings, Dauer, Typ (Sofort-Meeting, terminiertes Meeting, Initiator, Account ID, Vor- und Nachname des Beraters, Vor- und Nachname des Kunden) 

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung unserer Website und der über diese angebotene Leistung. 

Die Daten werden für 2 Tage, ausschließlich zur Sicherstellung der fortlaufenden Funktionsfähigkeit und Optimierung unserer Website, zum Beispiel durch Erkennung von Störungen, Schutz vor und Strafverfolgung von Cyberattacken, zur Sicherung unserer IT-Systeme sowie zur Fehlererkennung und Fehlervermeidung, gespeichert. Nach Ablauf des genannten Zeitraums werden die Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht. 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem oben genannten berechtigten und überwiegenden Interesse. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.5. Digitale Signatur

Die Plattform bietet die Möglichkeit, Verträge per digitaler Signatur zu unterzeichnen. Im Rahmen dieser Dienstleistung „digitale Signatur“ werden Daten hinsichtlich des Schreibverhaltens erfasst. Im Einzelnen handelt es sich um Schreibrichtung, Schreibpausen, Schreibgeschwindigkeit und Zeitstempel. Außerdem werden alle zusätzlichen etwaig personenbezogene Daten, wie beispielsweise Name und Adresse, im Rahmen der Signatur eines Vertrags erhoben und verschlüsselt gespeichert. 

 

Nach dem Start eines Signaturvorgangs werden die Daten für 30 Tage gespeichert. Falls der Signaturvorgang nicht abgeschlossen werden sollte werden die Daten den 30 Tagen automatisch gelöscht. Wenn die Signatur abgeschlossen wird, bleibt die signierte Datei für 180 Tage gespeichert und wird anschließend gelöscht. 

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der digitalen Signatur erfolgt, soweit diese zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person erforderlich ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend dem berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen an der Nutzung der Funktionen der digitalen Signatur, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

Eine längerfristige Speicherung durch Ihnen Berater außerhalb der Flexperto Plattform kann sich insbesondere aus rechtlichen Verpflichtungen, u.A. aus der Abgabenordnung, ergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. c DS-GVO. 

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn das Gespräch aufgezeichnet wird. Über eine solche Aufzeichnung muss Sie der Berater jedoch informieren und Sie müssen in diese vor Beginn der Aufzeichnung einwilligen. Näheres hierzu siehe unter 2.3.7. 

 

2.3.6. Stammdaten- Kundenprofil

Zur Gewährleistung einer Übersicht der geschäftlichen Kontakte werden die Stammdaten der Kunden in einem Kundenprofil gesammelt. Hierbei wird der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie die Handynummer gespeichert, soweit die Daten im Rahmen übermittelt worden sind. Die Daten werden für 360 Tage nach der letzten Interaktion gespeichert. Die Verarbeitung dient zur Identifizierung des Endkunden/Kommunikationspartners und zur Prüfung seiner Berechtigung. Außerdem werden die Daten dazu verwendet, dem Berater eine Historienübersicht über vergangene und zukünftige Meetings anzuzeigen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf dem oben genannten berechtigten und überwiegenden Interesse des Verantwortlichen, hilfsweise Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der über die Website angebotenen Leistung. 

 

2.3.7. Aufzeichnung

Bei Verwendung der Aufzeichnungsfunktion wird die Videoberatung zusammen mit allen während des Gesprächs ausgetauschten Informationen aufgezeichnet und in einem Archiv zum Download bereitgestellt. Umfasst hiervon sind sämtliche Streamingdaten (Video- und Audiochat, Co-Browsing und Screensharing) sowie Daten aus dem Whiteboard, Dateiupload und Textchat sowie sämtliche Metadaten des Online-Meetings und Daten zur digitalen Signatur. Die Daten bleiben für 180 Tage abrufbar und werden dann automatisiert gelöscht.  

Die Aufzeichnung erfolgt nur nach und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO.  

Eine längerfristige Speicherung durch Ihnen Berater außerhalb der Flexperto Plattform kann sich insbesondere aus rechtlichen Verpflichtungen, u.A. aus der Abgabenordnung, ergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. c DS-GVO. 

 

2.3.8. Beratungscheck 

Beim Beratungscheck bekommen Sie im Nachgang an einen Termin einen Fragebogen per E-Mail zugeschickt um Feedback zu den Inhalten Ihres Termins für Ihren Berater zu erfragen. Hierbei wird der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie die Handynummer verarbeitet, soweit die Daten im Rahmen des Fragebogens von Ihnen übermittelt worden sind. 

Die Versendung des Fragebogens erfolgt nur nach und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

 

2.4. Registrierungsseite  

Bei der Eingabe der Daten zur Registrierung auf der Flexperto-Plattform, bitten wir Sie um die Angabe Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und eines Passworts. Diese Daten sind notwendig, um einen Experten-Account zur Nutzung der Flexperto-Plattform erstellen zu können. 

Die Daten bleiben bis zur vollständigen Löschung des Accounts gespeichert. Sie können die Löschung in der Applikation vornehmen. 

Die Verarbeitung zum Zweck der Accounterstellung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Diese ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, welche auf Anfrage von Ihnen (der betroffenen Person) erfolgt. 

 

Bei der Eingabe der Daten zur Registrierung auf der Flexperto-Plattform können Sie optional auch Ihre Telefonnummer angeben. Diese wir ebenso als Teil der Accountdaten bis zur vollständigen Löschung gespeichert. Die Löschung können Sie in der Applikation vornehmen.  

Zum Verarbeitungszweck und zur Rechtsgrundlage sehen sie weiter unten. 

 

Die E-Mail-Adresse wird zudem verwendet, um mit Ihnen zu Informationszwecken Kontakt aufnehmen zu können. Hierzu gehören Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen innerhalb der Plattform (z.B. Terminbuchung durch einen Kunden) sowie das regelmäßige Zusenden weitergehender Informationen zur Flexperto Software (z.B. Ankündigungen von Updates, Informationen zu neuen Funktionalitäten oder Störungen, Anleitungen und Tipps u.Ä.). 

Sie können Sich jederzeit von dem Erhalt der regelmäßigen Informationen sowie der einzelnen Benachrichtigungen abmelden oder diese konfigurieren. Nutzen Sie hierzu bitte das Bedienfeld “Abmelden” oder „Einstellungen verwalten“ am Ende einer jeden E-Mail. 

Diese Verarbeitung zu Informationszwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse unsere Kunden über Ereignisse innerhalb der Plattform, sowie über oben genannte weitergehende Informationen, zu informieren. 

 

Hinzukommend wird die E-Mail-Adresse und Ihr Name zum Zweck der regelmäßigen Abrechnung verwendet. Hierzu senden wir Ihnen an Ihre E-Mail-Adresse eine Rechnung mit Angabe Ihres Namens. 

Diese Verarbeitung zu Abrechnungszwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO, welche zur Vertragserfüllung erforderlich ist. 

 

 

Die E-Mail-Adresse sowie die Telefonnummer können zudem verwendet werden, um mit Ihnen persönlich Kontakt zu Zwecken des Vertragsabschlusses aufzunehmen. Es erfolgt lediglich ein einmaliger Versuch der persönlichen Kontaktaufnahme. 

Diese Verarbeitung zum Zweck des Vertragsabschlusses erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an Bestandskundenwerbung. 

 

Sie können Sich jederzeit von dem Erhalt der regelmäßigen Informationen sowie der einzelnen Benachrichtigungen abmelden oder diese konfigurieren. Nutzen Sie hierzu bitte das Bedienfeld “Abmelden” oder „Einstellungen verwalten“ am Ende einer jeden E-Mail. 

Sie können der Verarbeitung zum Zweck des Vertragsabschlusses jederzeit widersprechen. Nutzen Sie hierzu bitte das Bedienfeld „Einstellungen verwalten“ am Ende einer jeden Mail und deaktivieren Sie dann die Option „One to One“ für Ihren Experten-Account. 

 

2.5. Support-Portal

Bei dem Besuchen des Support-Portals haben Sie optional die Möglichkeit eine Anfrage einzureichen um Ihre möglichen Probleme mit der Flexperto Plattform zu beschreiben und den Kundenservice von Flexperto zu kontaktieren. Hierbei können folgende Daten erfasst werden: 

  • E-Mail-Adresse 
  • Personenbezogene Daten, die von Ihnen als Beschreibung oder Anhang eingetragen bzw. hochgeladen werden (optional) 

Soweit die Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist und die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der Pflege und dem fehlerfreien Betrieb unserer Plattform. Die Daten werden für 3 Jahre nach der letzten Interaktion in unserem Support-Portal gespeichert. Nach Ablauf des genannten Zeitraums werden die Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht.

 

2.6. Cookies und vergleichbare Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Endgerät zur Speicherung von bestimmten Informationen abgelegt werden. Bei Ihrem nächsten Aufruf unserer Website mit demselben Endgerät werden die in Cookies gespeicherten Informationen in weiterer Folge entweder an unsere Website („First Party Cookie“) oder an eine andere Website, zu der das Cookie gehört („Third Party Cookie“), zurückgesandt. Durch die gespeicherten und zurückgesandten Informationen erkennt die jeweilige Website, dass diese mit dem Browser Ihres Endgeräts bereits aufgerufen wurde. Diese Informationen nutzen wir, um Ihnen die Website gemäß Ihren Präferenzen optimal gestalten und anzeigen zu können. Dabei wird lediglich das Cookie selbst auf ihrem Endgerät identifiziert. 

Eine Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den jeweiligen Cookie-Banner, oder wenn dies unbedingt erforderlich ist, um den angebotenen und von Ihnen aufgerufenen Dienst entsprechend nutzen zu können. 

 

2.6.1 Widerruf der Einwilligung in die Nutzung von Cookies

Sie können Ihre Einwilligung in die Nutzung von Cookies, sofern diese nicht unbedingt erforderlich sind, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Link zu den Cookie-Einstellungen finden Sie im Footer der Website.

2.6.2 Löschung sämtlicher Cookies

Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit, Cookies generell in Ihrem Browser zu deaktivieren. Dadurch wird das Speichern von Cookies auf Ihrem Endgerät verhindert und führt dazu, dass Sie jedes Mal gefragt werden, ob Sie mit dem Setzen von Cookies einverstanden bist. 

Wir weisen allerdings darauf hin, dass die generelle Deaktivierung von Cookies zu Funktionseinschränkungen im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website führen kann. 

 

2.6.3 Arten von Cookies im Einzelnen

Je nach Verwendungszweck und Funktion unterteilen wir Cookies in die folgenden Kategorien: 

 

1.) Unbedingt erforderliche Cookies 

Diese Cookies stellen sicher, dass unsere Website ordnungsgemäß funktioniert. Sie werden benötigt, um die Basisfunktionalitäten und Sicherheits-Features unserer Website bereit zu stellen, sowie die Datenschutz-Einstellungen der Besucher zu speichern. 

 

Rechtsgrundlagen für die Nutzung der unbedingt erforderlichen Cookies ist, soweit dies zur Vertragserfüllung dient, Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 S. 1 lit. b. Andernfalls verarbeiten wir die Daten basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung unserer Website und der über diese angebotenen Leistungen). 

2.) Analyse Cookies / Statistiken 

Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie unsere Besucher mit der Website interagieren. Hierbei sind für uns Daten wie Anzahl an Besuchern, Absprungrate, Ursprungsseite etc. 

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

3.) Funktionale Cookies / Präferenzen 

Diese Cookies ermöglichen es unserer Website bestimmte Funktionen auszuführen, wie bspw. Teilen des Websiten-Inhalts auf Social Media Plattformen, Feedback einholen oder andere Features. 

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

4.) Werbe Cookies
Diese Cookies werden genutzt, um Besuchern relevante Werbung und Marketingkampagnen anzuzeigen. Die Cookies tracken Besucher über Websiten hinweg und sammeln Informationen, um personalisierte Werbung anzeigen zu können. 

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

 

5.) Sicherheit 

Diese Cookies nutzen wir, um zu überprüfen, ob ein es sich bei einem Websitebenutzer um einen Menschen oder einen Bot handelt. Hierdurch schützen wir uns vor Bot- oder DDoS-Attacken. 

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

 

Eine genaue Übersicht über die verwendeten Cookies mit einer Beschreibung des jeweiligen Cookies sowie einer Angabe zur Speicherdauer können Sie unserem Cookie-Banner entnehmen. Dieser ist jederzeit über den Footer der Website unter „Cookie-Einstellungen“ oder „Cookie-Einstellungen bearbeiten“ zu erreichen. 

 

2.7. Werbliche Ansprache

Wir nutzen personenbezogene Daten für die werbliche Ansprache von potenziellen Geschäftskunden, insbesondere aus dem Versicherungs- und Bankensektor. Es handelt sich hierbei um öffentlich zugängliche Daten, welche wir von Dienstleistern erhalten oder selbst erheben und anschließend speichern. Bei den umfassten personenbezogenen Daten handelt es sich um den Namen eines Ansprechpartners sowie dessen E-Mail-Adresse sowie ggf. dessen Telefonnummer. 

Die Daten bleiben für 3 Jahre nach der letzten Interaktion gespeichert. Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck jederzeit widersprechen. Senden Sie hierzu bitte ein kurzes formfreies Löschbegehren an die unter 1. Verantwortlicher/Ansprechpartner angegeben Kontaktdaten. Die unter 6. Ihre Rechte aufgeführten Rechte bleiben unberührt. 

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der Bereitstellung von Informationen im B2B-Bereich über unsere Dienstleistungen.

 

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn: 

  • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, 
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben, 
  • wir nach Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder 
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. 

Sofern wir Daten an Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich weisungsgebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden regelmäßig kontrolliert. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 DS-GVO wurde geschlossen. 

Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich ist. 

 

4. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet bei den wesentlichen Verarbeitungsvorgängen nicht statt. Hierzu zählen: 2.1. Automatisierte Datenerhebung beim Aufrufen der Website, 2.2. Datenverarbeitung Flexperto-Internetauftritt, 2.3. Datenverarbeitung Flexperto-Plattform, 2.4. Registrierungsseite. 

Lediglich im Bereich der Cookies und vergleichbaren Technologien (2.5.) setzen wir, mangels äquivalenter europäischer Alternativen, Dienste ein, deren Anbieter teilweise in sogenannten Drittländern (wie den USA) sitzen. Dies sind Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der Europäischen Union entspricht. Soweit dies der Fall ist und die Europäische Kommission für diese Länder keinen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DS-GVO) erlassen hat, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübertragungen zu gewährleisten. Hierzu zählen u.a. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. 

Wo dies nicht möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen des Art. 49 DS-GVO, insbesondere durch Ihre ausdrückliche Einwilligung. Sofern eine Drittstaatenübermittlung vorgesehen ist und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im jeweiligen Drittland (z.B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können, um diese zu erfassen und zu analysieren, und dass eine Durchsetzbarkeit Ihrer Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann. Bei Einholung Ihrer Einwilligung über das Einwilligungsbanner werden Sie hierüber ebenfalls informiert. 

Sie können Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung und -übermittlung jederzeit unter der Rubrik „Cookie-Einstellungen“ widerrufen oder dort eine individuelle Auswahl treffen. 

 

5. Speicherdauer

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Zweckerreichung erforderlich ist. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

 

6. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, sodass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten außerdem einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind. Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h., dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten unter 1. Verantwortlicher/Ansprechpartner wenden.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin, dem Sitz der flexperto GmbH, ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin. 

 

7. Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. 

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten. 

 

8. Änderung der Datenschutzerklärung

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir unsere Website anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern. 

 

 

Stand: März 2024