Erfolgsgeschichte Landratsamt Ravensburg

Das Landratsamt Ravensburg als Vorreiter der Digitalisierung im Öffentlichen Sektor

Das Landratsamt Ravensburg hat erkannt, dass sich Behörden und öffentliche Institutionen vor große Herausforderungen gestellt gesehen, wenn es um den Kontakt zu Bürgern und Kunden geht. Besonders vor dem Hintergrund des Onlinezugangsgesetzes, welches in Zukunft verlangen wird, dass Verwaltungsleistungen auch digital zu empfangen sind, wird eine digitale Kommunikation immer wichtiger. So wurde im Mai 2020, vor dem Hintergrund der Covid-19 Pandemie, eine Lösung geschaffen, die eine digitale und ganzheitliche Antwort bietet, um die Kommunikation und Beratung zwischen Öffentlichen Einrichtungen und Bürgern zu vereinfachen und zu digitalisieren.

Unternehmen

Landratsamt Ravensburg

Website

www.rv.de

Mitarbeiter

k.A.

Branche

Öffentlicher Sektor

Flexperto Funktionen

Online-Terminvereinbarung, Online-Meeting, E-Signatur

Herausforderung

  • Der Digitalisierungstrend ist nun auch auf der politischen und verwaltungsgeprägten Ebene angekommen und verlangt von Ämtern und Behörden, sich zeitgemäß und digital neu zu strukturieren.
  • Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet daher Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.
  • Aufgrund der Coronakrise – und ihren Folgen auf die Arbeitsweise des Landratsamtes – wurden viele Prozesse immer langwieriger und manche Aufgaben nahezu unmöglich
  • Da aufgrund der Coronakrise die To-Do Liste des Landratsamtes nicht kürzer wurde, musste ein Weg gefunden werden, weiterhin Unterschriften zeitnah, aber ohne Vor-Ort Gespräche von Kunden einzuholen.
  • Beispielhaft hierfür ist die Eingliederungsvereinbarung im Jobcenter muss in der Regel mit jedem Kunden aufwendig erstellt werden muss, da sie sowohl von FM als auch von ELB unterschrieben werden muss.
  • Vor-Ort Meetings sind für den Wirtschaftsbereich im Landratsamt wichtig. Protokolle der Sitzungen über vereinbarte Maßnahmen werden normalerweise direkt erstellt und unterschrieben. Außerdem wird gegebenenfalls zusätzlich unmittelbar ein öffentlich-rechtlicher Vertrag über bestimmte Maßnahmen abgeschlossen zwischen Landkreis und Gemeinde.

Lösung

 

  • Das Angebot ermöglicht Mitarbeitern des Landratsamts trotz Kontaktbeschränkungen, per Audio- oder Videochat mit Kunden zu kommunizieren, per Screen Sharing gemeinsam Dokumente wie Onlineanträge, Eingliederungsvereinbarungen des Jobcenters, oder Kraftfahreignungen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten.
  • Auch Verträge zwischen Landkreis und Gemeinde können online rechtssicher per fortgeschrittener Signatur unterschrieben werden. Außerdem wird eine Online-Terminbuchungsfunktion angeboten. Die Lösung funktioniert sowohl für den Mitarbeiter als auch für Kunden ohne Downloads und Plugins und ist vollständig DSGVO-konform.
  • Nicht nur die rechtssichere elektronische Signatur der Eingliederungsvereinbarung ist möglich, sondern auch die Erstellung eines Profilings, die Durchführung einer Situationsanalyse und die Erörterung der möglichen Hilfen werden mit Flexperto’s Videochat effizienter gestaltet und trotz Kontaktbeschränkungen möglich gemacht.

Ergebnisse

  • Durch den Schritt in die digitale Beratung finden inzwischen etwa 80 % der vereinbarten Online-Termine tatsächlich statt. Vor der Coronazeit kamen dem entgegen nur etwa 60 bis 70 % der Treffen vor Ort zustande. Die Hürde des Anfahrtsweges, sei es aufgrund von Zeitmangel oder schlechter Verkehrsanbindung.
  • Zudem sind die Onlinegespräche oftmals kürzer, während sich Vor-Ort-Termine durch Gespräche über „dies und das“ in die Länge ziehen. Sowohl der Kunde als auch das Landratsamt Ravensburg können sich somit wertvolle Zeit sparen und schnell zur relevanten Thematik übergehen.
  • Auch die Flexibilität der digitalen Kommunikation ist ein klarer Vorteil für das Landratsamt Ravensburg. So können Onlinetermine bequem von zu Hause aus wahrgenommen und mit Familie und Home Office kombiniert werden.

Mehr Flexibilität

Durch Videochat, Co-Browsing und e-Signatur werden Meetings flexibler gestaltet.

Effizienz & Ergebnisse

Zeit Ersparnis durch digitalen Dokumentenaustausch statt per Post und online Terminbuchung statt E-Mailverkehr.

Arbeitskontinuität selbst in Krisen-Zeiten

Trotz Kontaktbeschränkungen können Anträge online besprochen werden und Unterschriften eingeholt werden. Somit können 80 % der vereinbarten Online-Termine tatsächlich stattfinden.