Aufzeichnung & Archivierung

Flexperto bietet eine problemlose und erschwingliche Lösung für Unternehmen zur Aufzeichnung von Kundengesprächen und zur Archivierung von Aufzeichnungen, um die Anforderungen von MiFID-II und FinVermV zu erfüllen.

Aufzeichnung und Archivierung von Videoberatungen in einer einzigen, kompatiblen Lösung

Wählen Sie Ihre Aufnahmekonfiguration

Wir bieten Ihnen volle Flexibilität: Sie können festlegen, welche Benutzer Zugriff haben sollen, ob die Aufzeichnung manuell erfolgen oder automatisch gestartet werden soll und ob die Aufzeichnungen nur Video oder auch Audio enthalten sollen.

Einfacher Zugang zu Aufzeichnungen

Finden und laden Sie verfügbare Aufzeichnungen über eine einfache Benutzeroberfläche herunter. Suchen Sie nach der Meeting-ID oder der E-Mail-Adresse des Teilnehmers, filtern Sie nach einem Datumsbereich und laden Sie die Aufzeichnungen für die Wiedergabe oder für weitere Aufzeichnungszwecke herunter.

Sicheres Archivieren von Aufzeichnungen

Sammeln Sie Aufzeichnungsarchive über unsere API oder speichern Sie sie in unserer MiFID II- und FinVermV-konformen Lösung für bis zu zehn Jahre.

Aufzeichung

Methoden der Aufzeichnung

Flexperto unterstützt zwei verschiedene Methoden zur Aufzeichnung von Videoberatungen:

  1. Automatisch – Besprechungen werden automatisch aufgezeichnet. Die Berater können die Aufzeichnung nicht starten oder stoppen.
  2. Manuell – Besprechungen werden standardmäßig nicht aufgezeichnet. Die Berater müssen auf eine Schaltfläche klicken, um die Aufzeichnung zu starten und zu beenden.

Für jedes Unternehmen kann immer nur eine Methode aktiviert werden.

Einholung der Zustimmung zur Aufzeichnung

Wenn ein Unternehmen für die manuelle Aufzeichnung konfiguriert ist, gibt es eine zusätzliche Möglichkeit, die Zustimmung der Sitzungsteilnehmer zur Aufzeichnung einzuholen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist und ein Berater auf die Schaltfläche „Aufzeichnung“ klickt und die Aufzeichnung startet, wird eine Popup-Meldung angezeigt, die ihn auffordert, die Teilnehmer zu fragen, ob sie mit der Aufzeichnung der Sitzung einverstanden sind. Die Teilnehmer müssen ihre mündliche Zustimmung geben, damit die Aufzeichnung fortgesetzt werden kann. Lehnt ein Teilnehmer ab, bricht der Berater die Aufzeichnung ab und die aufgezeichneten Dateien werden gelöscht.

 

Zugriff auf und Herunterladen von Aufzeichnungen

Berater können die Seite „Besprechungsaufzeichnungen“ anzeigen, auf der alle früheren Aufzeichnungen aufgelistet sind und die es ihnen ermöglicht,:

  • Aufzeichnungen filtern, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt wurden
  • Aufzeichnungen anhand von Metadaten zu suchen, z. B. der Konferenz-ID oder der E-Mail-Adresse eines Teilnehmers (falls verfügbar)
  • eine Aufzeichnung herunterladen (als MP4-Datei)

 

 

 

 

 

Archivierungslösung für MiFID II und FinVermV

Zusätzlich zur Aufzeichnung bietet Flexperto eine konforme Lösung für Firmen, um Aufzeichnungen langfristig zu archivieren, um die Vorschriften der MiFID II- und FinVermV-Richtlinien zu erfüllen.

MiFID II und FinVermV Anforderungen

Banken, Haftungsdächer, Vermögensverwalter mit einer BaFin-Erlaubnis nach § 32 KWG und nach der neuesten FinVermV auch Finanzanlagenvermittler mit einer Erlaubnis nach § 34f GewO, so genannte 34f-Vermittler, sind verpflichtet, per Telefon oder Video geführte Beratungsgespräche und die damit verbundene elektronische Kommunikation aufzuzeichnen und manipulationssicher zu speichern.

Eine konforme Aufzeichnungs- und Archivierungslösung für MiFID II und FinVermV muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

  1. Konforme Aufzeichnung von Gesprächen, bei Bedarf oder automatisch
  2. Alle elektronischen Kanäle werden aufgezeichnet (Sprache, Bildschirm, Video, Chat)
  3. Datenspeicherung muss revisionssicher sein
  4. Aufzeichnungsarchive müssen unveränderbar sein und dürfen nach der Erstellung nicht manipuliert werden
  5. Manipulationssichere Speicherung für fünf Jahre (bis zu sieben Jahre) nach MiFID II und für mindestens zehn Jahre nach FinVermV
  6. Kurzfristige Bereitstellung der Aufzeichnungen für Kunden und Behörden auf Anfrage
  7. Einfache Suche und Verfügbarkeit sowie müheloses Mapping der Aufzeichnungen aus den Räumen der Vermittler
  8. Einhaltung der GDPR: Mandantenfähigkeit, Benutzerrechte, logische Trennung der Datenbank bei Cloud-Lösungen, Verschlüsselung etc. 

 

Flexperto’s Archivierungslösung mit Unimatica

In Partnerschaft mit Unimatica (Flexpertos Schwesterunternehmen als Teil der RGI-Gruppe) können Flexperto-Kunden unser Archivierungsmodul erwerben, das die für die Compliance erforderlichen Daten sowie die langfristige Speicherung in UniStorage von Unimatica bereitstellt.

Wenn ein Berater eine Besprechung beendet, wird zusätzlich zur Aufzeichnung automatisch ein Archiv angelegt, das folgende Daten enthält:

  • Verlauf der Whiteboard-Ereignisse und hochgeladene (und gelöschte) Dokumente
  • Text-Chat-Verlauf
  • Über den Text-Chat ausgetauschte Dateien
  • Multimedia-Aufzeichnung aller Streams (Kamera / Bildschirm / Audio- & Videospuren)
  • MetaDaten (Start / Ende / Teilnehmer)
  • Per E-Signatur unterzeichnete Verträge
  • Audit Log von E-Signatur-Sitzungen
  • Audit Log von CoBrowsing-Sitzungen

 

Nach der Erstellung werden die Archive automatisch übergeben und in UniStorage von Unimatica gespeichert. Die Archive werden in UniStorage bis zu den Anforderungen des Unternehmens gespeichert (MiFID II verlangt mindestens fünf und maximal sieben Jahre, FinVermV verlangt zehn Jahre).

Unimatica ist ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert und erfüllt damit höchste Sicherheitsanforderungen. Für den Einsatz als Archivierungslösung in Deutschland wurde Unimatica Ende 2021 von einem deutschen Wirtschaftsprüfer erfolgreich einem IDW PS 880 Test auf MiFID II-Konformität unterzogen.

Nach der Speicherung in UniStorage können Administratoren auf die Archive auf ähnliche Weise zugreifen wie auf die Aufzeichnungen auf der Seite Meeting-Aufzeichnungen. Administratoren können nach Datum filtern, suchen und sehen, welche Aufzeichnungen mit Archiven verknüpft sind. Die Archive können auch von der Seite heruntergeladen werden (als Zip-Datei).