Datenschutzerklärung Bewerber
Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für den Bewerbungsprozess bei Flexperto insbesondere durch Verarbeitungen auf der Website „jobs.smartrecruiters.com/Flexperto/“ (“ (nachfolgend „Bewerbungsportal“), betrieben von der flexperto GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „unser“).
Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Hierzu unternehmen wir große Anstrengungen, um sicherzustellen, dass unsere Sicherheitsmaßnahmen wirksam sind und Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten. Darüber hinaus nehmen wir die Vertraulichkeit der von Ihnen übermittelten Informationen sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts.
1. Verantwortlicher/ Ansprechpartner
1.1. Verarbeitungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist die
flexperto GmbH
Neue Grünstr. 27
10179 Berlin
Deutschland
Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit dieser Website sowie dem Bewerbungsprozess können Sie sich jederzeit unter oben genannter E-Mail-Adresse an uns werden.
Sie können sich auch jederzeit vertrauensvoll, unter der E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter@flexperto.com oder unter der Postanschrift von Flexperto mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“, an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
1.2. Anmeldung/Registrierung im Bewerbungsportal
Sie haben die Möglichkeit, sich ein persönliches Konto im Bewerbungsportal (SmartRecruiters) einzurichten. Dies ist freiwillig und nicht erforderlich, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Sie haben damit jedoch die Möglichkeit, verschiedene Bewerbungsprofile zu verwalten und Stellenangebote und Bewerbungen – auch bei anderen Unternehmen– zu koordinieren. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzinformation nicht für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesem persönlichen Konto gilt. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung im Rahmen des Selfservice liegt allein bei SmartRecruiters und nicht bei Flexperto. Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von SmartRecruiters.
2. Datenverarbeitung
2.1. Automatisierte Datenerhebung beim Aufrufen der Website
Beim Zugriff auf die Website im Bewerbungsprozess übermittelt Ihr Internetbrowser Zugriffsdaten, um Ihnen den Besuch der Website zu ermöglichen. Die Zugriffsdaten umfassen insbesondere:
IP-Adresse des anfragenden Geräts,
Datum und Uhrzeit der Anfrage,
Adresse der aufgerufenen Website und der anfragenden Website,
Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem,
Online-Kennungen (z. B. Gerätekennungen, Session-IDs).
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung der Webseite und des über diese angebotenen Bewerbungsprozesses.
Die Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung der fortlaufenden Funktionsfähigkeit und Optimierung der Website, zum Beispiel durch Erkennung von Störungen, Schutz vor und Strafverfolgung von Cyberattacken, zur Sicherung unserer IT-Systeme sowie zur Fehlererkennung und Fehlervermeidung bis zur Zweckerreichung, gespeichert. Anschließend werden die Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht.
Die Verarbeitung in Form der Speicherung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO, basierend auf unserem oben genannten berechtigten und überwiegenden Interesse.
2.2. Bewerberdaten und Quellen
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses stellen Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung. Hierbei verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Daten
Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation)
Abrechnungsdaten, z.B. Bankdaten für die Erstattung der Bewerbungskosten
Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon)
Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art.9 Abs. 1 DS-GVO fallen, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, soweit Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen.
Die Erhebung im Rahmen des Bewerbungsprozesses erfolgt bei Ihnen. Ihre Unterlagen können Sie direkt über das Bewerbungsportal oder per E-Mail/Post einreichen. Die über das Bewerbungsportal übermittelten Daten werden dort gespeichert. Bewerbungen, welche per E-Mail oder Post bei uns eingehen, werden von uns in das Bewerbungsportal übertragen und ebenfalls dort gespeichert. Bitte beachten Sie, dass eine Bewerbung per E-Mail unverschlüsselt erfolgt. Sie haben die Möglichkeit die Anhänge selbstständig zu verschlüsseln oder die Unterlagen über unser Bewerbungsportal verschlüsselt einzureichen.
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und am Bewerbungsprozess beteiligten Stellen (z.B. Vorgesetzte, Personalbereich, Fachbereich) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zum konkreten Zeitpunkt zur Zweckerreichung erforderlich ist.
Die Verarbeitung inkl. der Speicherung der Daten dient der Durchführung des Bewerbungsprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Flexperto. Rechtsgrundlage hierfür ist, soweit die Verarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, ggf. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 b).
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG als Rechtsgrundlage, ggf. Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO; Art. 9 Abs. 2 h) DS-GVO.
2.3. Cookies und vergleichbare Technologien
Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Endgerät zur Speicherung von bestimmten Informationen abgelegt werden. Bei Ihrem nächsten Aufruf der Webseite mit demselben Endgerät werden die in Cookies gespeicherten Informationen in weiterer Folge entweder an die Webseite („First Party Cookie“) oder an eine andere Webseite, zu der das Cookie gehört („Third Party Cookie“), zurückgesandt. Durch die gespeicherten und zurückgesandten Informationen erkennt die jeweilige Webseite, dass diese mit dem Browser Ihres Endgeräts bereits aufgerufen wurde.
Bei den im Bewerbungsportal verwendeten Cookies handelt es sowohl um unbedingt erforderliche Cookies als auch um optionale Cookies. Unbedingt erforderliche Cookies sichern die ordnungsgemäße Funktionsweise eine Website. Die Nutzung dieser ist grundsätzlich ohne eine Einwilligung möglich und zulässig. Allerdings haben Sie jederzeit die Möglichkeit Cookies generell in seinem Browser zu deaktivieren. Dies kann allerdings zu Funktionseinschränkungen im Zusammenhang mit der Nutzung des Bewerbungsportals führen. Rechtsgrundlagen für die Nutzung der unbedingt erforderlichen Cookies ist Art 6 Abs. 1 f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten und überwiegenden Interesse an der technisch reibungslosen Bereitstellung des Bewerbungsportals und der über diese angebotenen Leistungen.
Optionale Cookies sind “Preference Cookies”, “Marketing Cookies”, “Functionality Cookies” und “Analytic Cookies”. Rechtsgrundlagen für die Nutzung dieser optionalen Cookies ist Ihre freiwillige Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 a) DS-GVO. Mehr Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Cookie Policy des Bewerbungsportals. Im Cookie Banner des Bewerbungsportals können Sie ihre Einstellungen/Einwilligungen jederzeit verwalten.
3. Speicherdauer
Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Zweckerreichung erforderlich ist. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, bevor unsererseits eine Entscheidung über eine Zu- oder Absage erfolgt ist, können Sie Ihre Daten sofort löschen lassen. Wenden Sie sich hierzu bitte an datenschutz@flexperto.com
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens durch Absage unsererseits speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen noch für einen Zeitraum von sechs Monaten. Dies erfolgt zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche, insbesondere aus dem AGG. Danach werden Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht. Hierüber erfolgt keine gesonderte Mitteilung.
4. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies datenschutzkonform möglich ist.
Ein Teil der Datenverarbeitung erfolgt durch unsere Dienstleister. Eine zentrale Rolle dabei nimmt die SmartRecruiters GmbH, Dircksenstraße 47, 10178 Berlin („SmartRecruiters“) ein, die in unserem Auftrag das Bewerbungsportal betreibt und weiterentwickelt.
Sofern wir Daten an Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich weisungsgebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden regelmäßig kontrolliert. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 DS-GVO wurde geschlossen.
Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.
5. Datenübermittlung in Drittländer
Wenn wir personenbezogene Daten an Auftragnehmer oder Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt dies nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Das Rechenzentrum für die von uns genutzte Bewerberplattform der SmartRecruiters GmbH befindet sich in Deutschland.
6. Ihre Rechte
Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht, der über Ihre Person gespeicherten Daten, zur Verfügung stellen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, sodass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten außerdem einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind. Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h., dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten unter 1. Verantwortlicher/Ansprechpartner wenden.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin, dem Sitz der flexperto GmbH, ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
7. Widerrufs- und Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.
8. Änderung der Datenschutzerklärung
Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir unsere Website anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.
Stand: April 2022
Job Applicant Privacy Policy
The following Privacy Policy applies to the application process at Flexperto, in particular through processing operations on the website „jobs.smartrecruiters.com/Flexperto/“ („(hereinafter „Application Portal“), operated by flexperto GmbH (hereinafter „we“, „us“ or „our“).
Data protection is of great importance to us. Therefore, we make great efforts to ensure that our security measures are effective and that you keep control over your data. Furthermore, we take the confidentiality of the information you provide very serious. Your personal data will be processed exclusively in compliance with the legal requirements of the applicable data privacy laws.
1. Controller/ Contact person
1.1 Processing in the context of the application process
Controller for the processing of your personal data within the scope of the application process is
flexperto GmbH
Neue Grünstr. 27
10179 Berlin
Germany
For all questions regarding data protection in connection with this website and the application process, you can contact us at any time at the e-mail address above.
You can also confidentially contact our data protection officer at any time at the e-mail address datenschutzbeauftragter@flexperto.com or at Flexperto’s postal address with the addition „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“.
1.2 Login/Registration in the application portal
You have the option to set up a personal account in the application portal (SmartRecruiters). This is voluntary and not required to apply for a job. However, you can use it to manage different application profiles and to coordinate job offers and applications – also with other companies. Please note that this data protection information does not apply to data processing in connection with this personal account. The Controller for data processing in the context of the self-service is SmartRecruiters alone and not Flexperto. For further information, please refer to the privacy policy of SmartRecruiters.
Data processing
2.1 Automated data processing when accessing the website
When accessing the website in the application process, your internet browser transmits data to enable you to visit the website. The access data includes in particular:
– IP address of the requesting device,
– Date and time of the request,
– Address of the website accessed and the requesting website,
– Information about the browser used and the operating system,
– Online identifiers (e.g. device identifiers, session IDs).
This data is processed on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, based on our legitimate and overriding interest in the technically smooth provision of the website and the application process offered through it.
The data is stored exclusively to ensure the ongoing functionality and optimization of the website, for example, by detecting malfunctions, protecting against cyberattacks, securing our IT systems, and detecting and preventing errors until the data are no longer necessary for this purpose. Afterwards, the data is completely anonymized or deleted.
The processing in the form of storage of this data takes place on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, based on our above-mentioned legitimate and overriding interest.
2.2 Applicant data and sources
As part of the application process, you provide us with personal data. In this context, we process the following categories of data in particular
– Master data (e.g. name, date of birth, nationality, place of residence)
– Documents (e.g. certificates, references, curriculum vitae)
– Education history (e.g. data on (high) school education, professional qualification)
– Billing data, e.g. bank data for reimbursement of application costs
– Communication data (e.g. e-mail, (mobile) phone)
– Log data arising from the use of IT systems.
This may also include special categories of personal data pursuant to Art. 9 para. 1 GDPR, such as data concerning health or revealing religious or trade union membership, insofar as you provide us with such data as part of your application.
The data collected in the context of the application process are collected from you, the data subject. You can submit your documents directly via the application portal or by e-mail/mail. The data transmitted via the application portal will be stored there. Applications that we receive by e-mail or mail are transferred by us to the application portal and also stored there. Please note that applications sent by e-mail are not encrypted. You have the option of encrypting the attachments yourself or submitting the documents in encrypted form via our application portal.
Within the company, only the responsible persons and the departments involved in the application process (e.g. supervisors, HR, specialist departments) have access to your personal data, insofar as this is necessary at the specific time to achieve the purpose.
The processing, including the storage of the data, is for the purpose of carrying out the application process to initiate and establish an employment with Flexperto. The legal basis for this, insofar as the processing is necessary for the establishment of the employment contract, is Art. 88 para. 1 GDPR in conjunction with. Sec. 26 para. 1 sentence 1 BDSG, if applicable Art. 6 para. 1 lit. b.
Insofar as special categories of personal data are processed as defined in Art. 26 para. 3 BDSG as legal basis, if applicable Art. 9 para. 2 lit. b GDPR; Art. 9 para. 2 lit. h GDPR.
2.3 Cookies and similar technologies
Cookies are small text files that are stored by your browser on your device to store certain information. The next time you call up the website with the same device, the information stored in cookies is subsequently sent back either to the website („first party cookie“) or to another website to which the cookie belongs („third party cookie“). Through the stored and returned information, the respective website recognizes that it has already been accessed with the browser of your device.
The cookies used in the application portal are strictly necessary cookies and optional cookies. Strictly necessary cookies ensure the proper functioning of a website. The use of these is generally possible and permissible without consent. However, you have the option to generally deactivate cookies in your browser at any time. Nevertheless, this may lead to functional restrictions in connection with the use of the application portal. The legal basis for the use of the strictly necessary cookies is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR based on our legitimate and overriding interest in the technically smooth provision of the application portal and the services offered through it.
Optional cookies are „preference cookies“, „marketing cookies“, „functionality cookies“ and „analytic cookies“. The legal basis for the use of these optional cookies is your voluntary consent according to Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. For more information, please read the Cookie Policy of the application portal. In the cookie banner of the application portal, you can manage your settings/consent at any time.
3. Duration of storage
In principle, we store personal data only for as long as necessary to achieve the purpose of processing. Afterwards, we delete the data immediately, unless we still need the data until the expiry of the statutory limitation period for evidence purposes for claims under civil law or due to statutory retention obligations.
If you withdraw your application before we make a decision about acceptance or rejection, you can have your data deleted immediately. To do so, please contact datenschutz@flexperto.com.
After the application process has been completed and we have rejected your application, we continue to store your application documents for a period of six months. This is done for evidence purposes for civil law claims, in particular from the German General Equal Treatment Act (AGG). After this period, your application documents will be completely deleted. There will be no separate notification of this.
4. Disclosure of data
Data collected by us are only disclosed if this is possible in accordance with data protection regulations.
Part of the data processing is carried out by our service providers. SmartRecruiters GmbH, Dircksenstraße 47, 10178 Berlin („SmartRecruiters“), which operates and further develops the application portal on our behalf, has a crucial function in this regard.
If we pass on data to service providers, they may only use the data to perform their tasks. The service providers have been carefully selected. They are contractually bound by instructions, have appropriate technical and organizational measures in place to protect the rights of the data subjects, and are regularly monitored. A data processing agreement in accordance with Art. 28 para. 3 GDPR has been closed.
In addition, data may be disclosed in connection with official requests, court decisions and legal proceedings if this is necessary for legal prosecution or enforcement.
5. Data transfer to third countries
If we transfer personal data to processors or service providers outside the European Economic Area (EEA), this will only be done if the third country has been confirmed by the EU Commission to have an adequate level of data protection or if other appropriate data protection guarantees (e.g. EU standard contractual clauses) are in place.
The data center for the applicant platform used by us is located in Germany.
6. Legal rights in relation to your data and how to exercise them
You have the right to request information about the processing of your personal data by us at any time. When you request information, we will explain how we process your data and provide you with an overview of the data we have stored about you. If any data stored by us is incorrect or no longer up to date, you have the right to have it corrected. You can also request the deletion of your data. If deletion is exceptionally not possible due to other legal regulations, the data will be blocked so that it is only available for this legal purpose. You can also restrict the processing of your data, e.g. if you believe that the data we have stored is incorrect. You also have the right to data portability, which means that we will provide you with a digital copy of the personal data you have provided to us upon request.
To exercise your rights as described here, you can contact us at any time using the contact details provided above under 1. Controller/Contact person.
Finally, you have the right to complain to the data supervisory authority responsible for us. You can assert this right at a supervisory authority in the member state of your place of residence, your place of work or the place of the alleged infringement. In Berlin, the headquarters of flexperto GmbH, the competent supervisory authority is: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
7. Right of withdrawal and objection
You have the right to withdraw your consent at any time. This has the consequence that we no longer continue the data processing based on this consent for the future. The revocation of consent does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until the withdrawal.
Insofar as we process your data on the basis of legitimate interests, you have the right to object to the processing of your data at any time on grounds relating to your particular situation. If it concerns an objection to data processing for direct marketing purposes, you have a general right of objection, which we will also implement without giving reasons.
If you wish to exercise your right of revocation or objection, it is sufficient to send an informal message to the contact details above.
8. Modification of the Privacy Policy
From time to time, we update this privacy policy, for example, if we adapt our website or if the legal or regulatory requirements change.